Estamos buscando un coordinador de oficina organizado, orientado a los detalles y proactivo para administrar las operaciones diarias de nuestra oficina. Este puesto será responsable de supervisar las tareas administrativas, gestionar los recursos de la oficina, apoyar al personal y garantizar la fluidez de los procesos de oficina. Además, el coordinador de la oficina desempeñará un papel clave en la facturación, la entrada de datos y el seguimiento financiero. El candidato ideal poseerá excelentes habilidades organizativas, sólidas habilidades de comunicación y la capacidad de manejar múltiples tareas en un entorno de ritmo rápido.

Responsabilidades clave:

Gestión de oficinas:

Supervisar y mantener el entorno de la oficina, asegurándose de que esté limpio, organizado y abastecido con los suministros necesarios.

Gestionar las relaciones con los proveedores relacionados con la oficina (por ejemplo, servicios de limpieza, soporte informático, proveedores de oficina).

Servir como punto de contacto principal para consultas relacionadas con la oficina y comunicaciones internas.

Gestione las llamadas entrantes, los correos electrónicos y otra correspondencia, dirigiéndolos a los miembros del equipo adecuados.

Comunícate con socios externos, proveedores y clientes en nombre de la oficina.

Proporcionar apoyo administrativo a varios departamentos, incluida la preparación de documentos, la presentación y la entrada de datos.

Ayudar con la preparación de informes, presentaciones y otros documentos según sea necesario.

Gestione el correo y las entregas entrantes y salientes, asegurándose de que se distribuyan adecuadamente.

Prepare, revise y procese facturas para clientes y proveedores, garantizando la precisión y la presentación oportuna.

Realice un seguimiento de los pagos, administre las cuentas por pagar y por cobrar, y haga un seguimiento de las facturas vencidas.

Ayudar a conciliar los presupuestos y gastos de la oficina, asegurando que los registros financieros sean precisos y estén actualizados.

Mantenga registros precisos de todas las transacciones financieras, incluidas facturas, recibos y pagos.

Colabore con el equipo de finanzas o contabilidad para garantizar que los procesos de facturación se agilicen y que cualquier discrepancia se resuelva con prontitud.

Entrada de datos y mantenimiento de registros:

Realice la entrada de datos precisa y oportuna para una variedad de sistemas de oficina, incluidos los detalles del cliente, los registros financieros, el inventario y otras bases de datos.

Actualice y mantenga los sistemas de archivo digital y las hojas de cálculo para realizar un seguimiento de las operaciones de la oficina.

Garantice la integridad de los datos revisando la información en busca de errores e inconsistencias, corrigiéndola según sea necesario.

Inventario y Suministros:

Administre el inventario de suministros de oficina, asegurándose de que se mantengan los niveles de existencias y ordenando suministros cuando sea necesario.

Realice un seguimiento e informe sobre el uso de suministros de oficina y tome decisiones de compra rentables.

Soporte y colaboración del equipo:

Ayudar con la incorporación de nuevos empleados, incluida la organización del espacio de oficina y el suministro de equipos y materiales necesarios.

Colabore con RR.HH., TI y otros departamentos para respaldar las iniciativas y políticas de toda la oficina.

Apoyar al equipo directivo con proyectos especiales y tareas administrativas ad-hoc.

Calificaciones:

Diploma de escuela secundaria o equivalente (obligatorio).

Experiencia comprobada como coordinador de oficina, asistente de oficina o en un puesto administrativo o financiero similar.

Fuerte dominio del software de oficina (Microsoft Office Suite)

Experiencia con facturación, entrada de datos y mantenimiento de registros financieros básicos.

Sólidas habilidades de organización, gestión del tiempo y multitarea.

Capacidad para trabajar de forma independiente y tomar la iniciativa en un entorno de ritmo rápido.

Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita.

Capacidad para mantener la confidencialidad y gestionar la información sensible.

Fuerte atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.

Habilidades y atributos adicionales:

Competente en Excel.

Una actitud positiva y positiva con la capacidad de trabajar bien en un entorno de equipo.

Capacidad para priorizar y manejar múltiples tareas simultáneamente.